Los Organos Permanentes de la Asociación de Estados del Caribe son:
El Consejo de Ministros, y
la Secretaría.
Consejo de Ministros El Consejo de Ministros está integrado por los Ministros y/o representantes de los Estados Miembros y es el principal órgano definidor de la política y dirección de la Asociación. El Consejo de Ministros supervisa el funcionamiento de la Asociación y la Secretaría y celebra su Reunión Ordinaria durante las últimas dos semanas del mes de enero de cada año.
Mesa Directiva La Mesa Directiva del Consejo de Ministros está compuesta por una Presidencia, dos Vicepresidencias y una Relatoría, quienes son nombrados durante la reunión del Consejo de Ministros y desempeñan sus funciones hasta que finalice la siguiente reunión del Consejo. Este nombramiento se realiza sobre la base de una rotación geográfica y lingüística entre los grupos que integran la Asociación, decidiendo internamente cada uno de estos grupos el país que ocupará el puesto.
La Mesa Directiva guía y asegura un seguimiento y coordinación de la ejecución del Programa de Trabajo de la Asociación. La Mesa Directiva se reúne dos veces al año en los periodos entre las Reuniones Intersesionales y las Reuniones Ordinarias del Consejo de Ministros.
Reunión Intersesional En un esfuerzo por mantener la comunicación y la coordinación entre los Estados Miembros y la Secretaría, la Asociación también convoca una Reunión Intersesional anual, la cual es presidida por representantes de los países que integran la Mesa Directiva del Consejo de Ministros y está abierta a la participación de todos los Miembros.
Esta Reunión Intersesional se efectúa al menos seis meses después de la Reunión Ordinaria del Consejo de Ministros y, entre sus numerosas tareas, revisa el avance alcanzado dentro del Programa de Trabajo de la Asociación, evalúa la labor de los Comités Especiales y valora las operaciones de la Secretaría.
Comités Especiales El Consejo de Ministros creó los siguientes Comités Especiales para que presten su asistencia en la implementación de sus objetivos:
Secretaría La Secretaría de la AEC, cuya sede está en Puerto España, Trinidad y Tobago, recibe el apoyo de 32 trabajadores a tiempo completo, cuya mayoría son bilingües o trilingües.
Dado que los idiomas oficiales de la Asociación son el inglés, el francés y el español, todos los documentos se preparan y distribuyen en los tres idiomas oficiales, y en todas las reuniones de la organización se brindan servicios de interpretación.
Encabezada por el Secretario General, la Secretaría asiste al Consejo de Ministros y a los Comités Especiales en el desarrollo e instrumentación de sus políticas y programas. Para cumplir con este papel, es llamada a:
Mantener relaciones políticas con los Miembros y mantener contacto con otras organizaciones subregionales, regionales e internacionales;
Acopiar fondos para los proyectos;
Prestar servicios en las reuniones del Consejo de Ministros y de los Comités Especiales y tomar las acciones apropiadas en los asuntos que surjan en esas reuniones;
Difundir información a los Estados Miembros, Miembros Asociados y otras entidades acordes; y
Manejar las finanzas y garantizar el funcionamiento fluido de la Asociación.
