Les organes permanents de l’Association des Etats de la Caraïbe sont:
Le Conseil des Ministres, et
Le Secretariat.
Le Conseil des Ministres
Le Conseil des Ministres est composé des ministres et/ou représentants des Etats membres, et c’est le principal organe d’élaboration des politiques et de direction de l’Association. Le Conseil des Ministres supervise le fonctionnement de l’Association et du Secrétariat et tient sa Réunion ordinaire chaque année pendant les deux dernières semaines de janvier.
Le Bureau exécutif
Le Bureau exécutif du Conseil des Ministres est composé d’un Président, de deux Vice-présidents et d’un Rapporteur, qui sont nommés lors de la réunion du Conseil des Ministres et assument leurs fonctions jusqu’à la fin de la réunion suivante du Conseil. Cette nomination se fait sur la base d’un roulement géographique et linguistique entre les différents groupes qui font partie de l’Association, chacun des groupes décidant en son sein du choix du pays qui assumera cette fonction.
Le Bureau exécutif fournit l’orientation et assure le suivi et la coordination de l’application du Programme de travail de l’Association. Le Bureau exécutif se réunit sur une base biannuelle pendant les périodes séparant les Réunions intersessions des Réunions ordinaires du Conseil des Ministres.
La Réunion intersession
Pour s’efforcer des maintenir la communication et la coordination entre les Etats Membres et le Secrétariat, l’Association convoque aussi une Réunion intersession annuelle, présidée par les représentants des pays qui font partie du Bureau exécutif du Conseil des Ministres ; elle est ouverte à la participation de tous les Membres.
La réunion intersessions se tient au moins six mois après la Réunion ordinaire du Conseil des Ministres; au nombre de ses nombreuses tâches figurent l’examen de l’évolution du Programme de travail de l’Association ainsi que l’évaluation du travail des Comités Spéciaux et des actions du Secrétariat.
Les Comités spéciaux
Le Conseil des Ministres a créé les Comités Spéciaux suivants pour aider à la mise en œuvre de ses objectifs:
Le Secrétariat de l’AEC, dont le siège se trouve à Port d’Espagne, Trinité-et-Tobago, fonctionne avec l’appui de 37 membres du personnel à plein temps, pour la plupart bilingues ou trilingues.
Les langues officielles de l’Association étant l’anglais, le français et l’espagnol, tous les documents sont élaborés et distribués dans ces trois langues et un service d’interprétation est assuré dans toutes les réunions de l’Organisation.
Sous la conduite du Secrétaire général, le Secrétariat aide le Conseil des Ministres et les Comités Spéciaux à élaborer et mettre en œuvre leurs politiques et programmes. Pour remplir ce rôle, il est chargé de :
maintenir des relations politiques avec les membres et le contact avec les autres organisations sous-régionales, régionales et internationales;
mobiliser des fonds pour les projets;
assurer le bon déroulement des réunions du Conseil des Ministres et des Comités Spéciaux et entreprendre les actions appropriées qui découlent de ces réunions;
diffuser l’information auprès des Etats Membre, membres Associés et aux autres organismes concernés ; et
gérer les finances et assurer le fonctionnement harmonieux de l’Association.
